Comment Congrès et Expositions de Bordeaux communique avec 800 000 personnes

800 000 visiteurs. 290 événements. 4 sites.

Ces chiffres annuels pourraient donner le tournis à une entreprise événementielle sans solution d'affichage adaptée. C'est pourtant le défi relevé par Congrès et Expositions de Bordeaux (CEB). Pierre Gibert, responsable des solutions numériques, partage ses secrets pour une communication événementielle réussie. Même en période de crise sanitaire.

Dans cet article, nous vous présentons :

- Pourquoi la CEB a choisi Comeen Play pour sa solution d'affichage numérique

- Comment cet opérateur de tourisme d'affaires et d'événements gère la solution au quotidien

- Comment l'entreprise a développé de nouveaux usages pour ses clients et ses équipes

- Comment notre solution d'affichage numérique mobilise les équipes et le public pendant la pandémie

Gérer plusieurs sites, plusieurs exposants et informer des milliers de visiteurs. Tout cela en même temps.

Le problème : afficher les informations pertinentes en temps réel sur 4 sites différents

La CEB emploie actuellement 120 personnes et gère quatre sites dans la métropole bordelaise : le Parc des Expositions, le Hangar 14, le Palais des Congrès et la Cité du Vin. La société a deux activités : l'organisation et la production d'événements professionnels (Vinitech, Jumping Bordeaux) et d'événements destinés au grand public (RoboCup, Foire Internationale de Bordeaux). Au total, 800 000 personnes sont accueillies chaque année.

La solution : une interface simplifiée avec une gestion rapide, utilisable par tous

Nous travaillons avec Pierre et son équipe depuis trois ans. Au départ, ils recherchaient une solution d'affichage numérique prête à l'emploi et 100 % en ligne avec une gestion simplifiée des droits des utilisateurs pour permettre l'installation et la gestion de ces quatre sites. L'un des principaux défis était de déléguer l'utilisation des panneaux d'affichage aux clients novices. « Une solution simple et efficace, sans serveurs hébergés, dotée d'une interface Web facile à utiliser est essentielle », explique Pierre.

290 événements = 290 utilisations différentes

Pour nous, le défi est d'autant plus grand que pour chaque client, les utilisations varient en fonction des besoins. Qu'il s'agisse d'un salon professionnel, d'un congrès médical ou d'une compétition internationale de robotique, notre solution d'affichage numérique peut être adaptée pour afficher la publicité d'un exposant, l'horaire des salles ou les résultats en temps réel. Pierre Gibert témoigne : « la solution est suffisamment complète pour répondre à 90 % des besoins de nos clients ».

C'est vraiment très simple et c'est la philosophie de notre équipe : la solution la plus simple possible pour nos clients et pour nous. En tant qu'utilisateurs et « administrateurs » de la solution, nous apprécions sa simplicité. Elle réduit le temps de maintenance et de déploiement.

Une solution adaptable et adaptée...

En trois ans, notre équipe a développé de nombreuses fonctionnalités, et « la solution reste toujours aussi simple d'utilisation » reconnaît Pierre. Pleinement satisfait, il développe l'utilisation de notre solution d'affichage dynamique pour la communication interne notamment. Le calendrier des événements, des extraits des événements précédents, la météo et le fil Twitter sont affichés sur les écrans du bureau. Tous les employés sont informés en temps réel des dernières actualités et des objectifs fixés par l'entreprise.

... Même en période de crise sanitaire.

Après avoir constaté une diminution de 50 % de leur capacité à respecter les mesures mises en place par le Gouvernement, certains salons organisés par la CEB sont reportés voire passés au 100 % numérique. L'organisation s'adapte à chaque événement et rappelle systématiquement les obstacles aux visiteurs. Grâce à l'affichage dynamique, la communication n'a jamais été aussi rapide et simple pour tous les visiteurs. De l'idée du message, de sa conception à sa diffusion, nous n'avons pris que quelques secondes », explique Pierre Gibert. « En effet, Pierre et son équipe ont utilisé la collection de messages préremplis intégrée au Designer pour accélérer la création et la diffusion des messages relatifs aux mesures sanitaires. Et pour vous aider, nous vous avons fourni ces visuels, qui peuvent être personnalisés pour plus de cohérence avec votre charte graphique. Voici quelques-unes d'entre elles :

Nous avons besoin de simplicité, de facilité d'utilisation et d'intégration rapide de contenus fixes répondant à 80 % de nos besoins. Comeen Play relève le défi de proposer une solution simple et riche en fonctionnalités. — Pierre Gibert, responsable des solutions numériques, CEB

Et vous, comment gérez-vous l'affichage des informations pour vos visiteurs ? Partagez votre expérience en nous écrivant à welcome@comeen.com, nous serions ravis de vous lire et d'échanger sur le sujet.