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El trabajo híbrido no solo cambió dónde trabajan las personas. Cambió silenciosamente cómo se crea la experiencia del lugar de trabajo y dónde se rompe.
La mayoría de las conversaciones siguen centradas en la flexibilidad, el bienestar o las políticas de regreso a la oficina. Pero hay un cambio más operativo que está ocurriendo detrás de escena: la experiencia workplace ya no se diseña, se observa. Y eso lo cambia todo.
Durante años, las estrategias de experiencia workplace se construyeron sobre la intención:
Pero el trabajo híbrido introdujo imprevisibilidad. Los empleados eligen cuándo ir, con quién reunirse y cómo utilizar los espacios. Como resultado, la brecha entre cómo se diseñan las oficinas y cómo realmente se usan nunca ha sido tan grande.
La investigación más reciente de Gartner refleja esta evolución: se espera cada vez más que las aplicaciones de experiencia workplace proporcionen datos reales de uso, no solo funcionalidades orientadas al empleado.
¿El cambio del que nadie habla?
La experiencia ahora depende de la visibilidad.
Cuando las organizaciones carecen de señales claras sobre lo que sucede en la oficina, la experiencia se resiente. En silencio.
En Comeen, esto suele manifestarse de formas muy concretas:
Ninguno de estos parece, en teoría, un “problema de experiencia”. Pero en la práctica, moldean cómo las personas perciben la oficina: frustración, fricción, pérdida de tiempo.
Y todos apuntan al mismo problema: la ausencia de una visión compartida y en tiempo real del uso de los espacios.
Si hay un espacio que revela este cambio más que cualquier otro, es la sala de reunión.
Según Gartner, los espacios de reunión siguen siendo uno de los activos más críticos para el negocio, pero también de los menos utilizados de forma eficiente. Los datos de Comeen lo confirman: las grandes organizaciones pueden recuperar hasta un 31% de la capacidad no utilizada de sus salas simplemente mejorando la visibilidad y las señales de uso.
Lo que transforma la experiencia no es añadir más salas. Es hacer que el uso sea evidente:
Cuando las salas de reunión funcionan sin fricciones, el lugar de trabajo se siente organizado. Cuando no, todo parece más complicado de lo que debería.
La próxima fase de la experiencia workplace no es solo digital. Es asistida.
Gartner destaca una evolución clara: las plataformas de experiencia workplace están avanzando hacia asistentes y agentes impulsados por IA que ayudan a los empleados a desenvolverse en su jornada laboral, en lugar de pedirles que gestionen constantemente herramientas e interfaces.
En Comeen, así es exactamente como entendemos la IA en el lugar de trabajo: no como una capa añadida a la experiencia, sino como un asistente discreto integrado en las interacciones diarias.
En la práctica, esto significa que la IA apoya la experiencia donde suele aparecer la fricción:
El objetivo no es exhibir la IA.
Es eliminar decisiones innecesarias y microfrustraciones del día a día.
Al diseñar la IA como un asistente que opera dentro de entornos familiares —como calendarios, herramientas de chat o las propias salas de reunión— Comeen ayuda a que la experiencia workplace se sienta intuitiva en lugar de automatizada.
Cuando la IA está alineada con el uso real y los contextos reales, deja de ser algo que los empleados “utilizan” y pasa a ser algo que los apoya sin que apenas lo noten.
La IA no mejora la experiencia workplace por sí sola.
Lo hacen los datos.
Gartner enfatiza que las aplicaciones eficaces de experiencia workplace dependen de flujos de datos continuos y fiables procedentes de calendarios, uso de salas, señales de ocupación e interacciones de los empleados.
Sin una base sólida de datos:
Con los datos adecuados, la experiencia se vuelve adaptativa:
En Comeen, es aquí donde la experiencia workplace se vuelve medible. Los datos de uso no solo informan a los equipos de IT o de real estate; también moldean directamente cómo los empleados perciben la oficina: más fluida, más clara y más fácil de navegar.
En ese sentido, los datos no son solo una cuestión de backend.
Son la capa invisible que hace que la experiencia workplace se sienta intencional.
Otro aspecto de este cambio que a menudo se subestima: la experiencia no puede vivir únicamente dentro de aplicaciones.
Gartner señala que las plataformas de experiencia workplace deben reducir la carga cognitiva. En la práctica, esto significa no obligar a los empleados a consultar constantemente herramientas, paneles o sistemas de reserva.
Aquí es donde la señalización digital se vuelve estratégica:
Una pantalla que muestra lo que está sucediendo en la oficina, en ese momento, suele aportar más a la experiencia que una nueva funcionalidad oculta tras un inicio de sesión.
El cambio más importante es este:
la experiencia workplace ya no es solo un tema de RR. HH. o cultura. Es operativa.
Se manifiesta en:
La investigación de Gartner refuerza esta dirección: las organizaciones que tratan la experiencia workplace como una capa medible y basada en datos (no como una iniciativa vaga) están mejor preparadas para sostener el trabajo híbrido a largo plazo.
La experiencia workplace del futuro no estará definida por beneficios o políticas.
Estará definida por la claridad y la fluidez.
Las empresas que se adelanten se centrarán menos en diseñar la “oficina perfecta” y más en:
Porque el cambio del que nadie habla ya está ocurriendo, actúen o no las organizaciones.
La transformación de la experiencia workplace no consiste en añadir más herramientas o más tecnología.
Consiste en hacer que el lugar de trabajo sea comprensible, adaptable y más fácil de navegar.
A medida que el trabajo híbrido se convierte en la norma, la experiencia ya no se define solo por la intención o el diseño. Se configura en tiempo real, a través de datos de uso, señales visibles y asistentes de IA que apoyan silenciosamente a los empleados a lo largo del día.
Cuando la IA se basa en datos reales del lugar de trabajo, deja de ser una funcionalidad y se convierte en parte de la propia experiencia: ayuda a encontrar el espacio adecuado, elimina la fricción antes de que aparezca y permite que la oficina se adapte a cómo realmente ocurre el trabajo.
Las organizaciones que acertarán en la experiencia workplace no serán las que hablen más fuerte sobre IA.
Serán las que la utilicen para crear claridad: donde los espacios tengan sentido, la información sea visible y el lugar de trabajo simplemente funcione.
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El trabajo híbrido ha transformado la experiencia del lugar de trabajo: ya no se “diseña”, sino que se observa en tiempo real a través de datos, visibilidad de uso e inteligencia artificial. Las organizaciones de alto rendimiento ya no persiguen la oficina perfecta, sino que se enfocan en crear un entorno claro, medible y sin fricciones que realmente se adapte a la forma en que las personas trabajan.
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